Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie

Menu

Poradnik Współpracy z Sekcją Promocji UEK
data publikacji: 26/01/2017, autor: Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
Szanowni Państwo,

      Oddajemy w Państwa ręce praktyczny Poradnik współpracy z Sekcją Promocji Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Niniejsza publikacja kataloguje najczęstsze przypadki takiej współpracy, odsyłając do opisanych procedur i do osób, które pomogą te procedury zrealizować.

      Mamy nadzieję, że będą Państwo usatysfakcjonowani treścią naszego Poradnika, ma on bowiem za zadanie, służyć pomocą i radą,  ułatwiając wspólną realizację najbardziej nawet złożonych przedsięwzięć.

Organizacja w UEK WYDARZENIA/EVENTU oraz promocja na terenie kampusu UEK


KROK 1         

W celu uzyskania zgody na zorganizowanie w UEK WYDARZENIA/EVENTU (konferencji, debaty, wykładu, panelu dyskusyjnego, prezentacji, stoiska promocyjnego, happeningu, koncertu, wystawy, akcji promocyjnej) należy wypełnić wniosek dostępny na stronie internetowej Uczelni pod linkiem: wydarzenia.uek.krakow.pl (wersja testowa).

Pierwszeństwo w uzyskaniu zgody na zorganizowanie wydarzenia będą miały jednostki organizujące imprezy cykliczne. W celu uniknięcia sytuacji konfliktowych, prosimy te jednostki o jak najszybsze wypełnienie wniosku.

Wydanie zgody na pozostałe wydarzenia będzie uzależnione od ilości zgłoszonych na dany dzień wydarzeń.

Wniosek obejmuje również oczekiwane przez Państwa działania dotyczące promocji wydarzenia. Osoby zainteresowane taką promocją proszone są o przejście do następnej części wniosku - KROK 2.

Po wypełnieniu Wniosek zostanie automatycznie przesłany do Sekcji Promocji, a na adres zgłaszającej jednostki zostanie wysłane potwierdzenie odbioru zgłoszenia.

Po uzyskaniu zgody na organizację wydarzenia otrzymają Państwo informację zwrotną na wskazany w zgłoszeniu adres e-mail, a wydarzenie zostanie automatycznie dodane do kalendarza wydarzeń uczelnianych.

Po dodaniu wydarzenia do kalendarza, można przystąpić do realizacji zadań z nim związanych.

Przygotowanie projektu  i druk plakatu


Projektując jakiekolwiek materiały promocyjne należy pamiętać o obowiązku zamieszczenia prostokątnego logo Uczelni w kolorze zielonym, zgodnie z zasadami  i regułami Księgi Identyfikacji Wizualnej UEK (KIW). Logo oraz KIW dostępne są na stronie głównej Uczelni w zakładce „media” pod adresem: http://uek.krakow.pl/pl/wspolpraca/promocja-i-media/logo-oraz-ksiega-identyfikacji-wizualnej-uek.html

Wszelkie materiały prezentowane na terenie UEK nie mogą zawierać treści promujących wyroby alkoholowe, tytoniowe lub treści pornograficznych, obrażających uczucia religijne, polityczne, dobra osobiste lub godzących w dobre imię UEK.

Każdy druk plakatów powinien zostać wcześniej zgłoszony w zapotrzebowaniu rocznym na 2017 rok –  zgłoszenia należy dostarczyć do Sekcji Promocji do dnia 12 grudnia 2016 roku.

Prosimy Państwa o przesłanie projektu plakatu wraz z informacją, iż jego druk został zgłoszony w zapotrzebowaniu rocznym danej jednostki - do akceptacji do P. Anety Kowalik na adres: kowalika@uek.krakow.pl

Po otrzymaniu wiadomości e-mail o akceptacji projektu, możliwy jest odbiór 10 sztuk plakatów wydrukowanych w formacie A3. W przypadku zapotrzebowania na inny format plakatów prosimy o wcześniejszy kontakt z P. Anetą Kowalik.
 
Rozwieszenie plakatu na terenie kampusu

Należy opieczętować zaakceptowane plakaty pieczątką Sekcji Promocji u P. Anety Nagraba (Księżówka pok. K9).

Plakaty rozwieszać można w miejscach ściśle do tego przeznaczonych:

  • bud. Główny - w witrynach na parterze - tylko i wyłącznie za zgodą danego Dziekanatu;
  • paw. Biblioteki - przy wejściu, po lewej i prawej stronie na tablicach korkowych;
  • paw. C oraz paw. F - na ściankach promocyjnych na parterze;
  • paw. D - na tablicach korkowych po lewej stronie - tylko i wyłącznie za zgodą Biura ds. Osób Niepełnosprawnych;
  • paw. Sportowy - na tablicy korkowej na parterze;
  • paw. Ustronie - na tablicach korkowych przy schodach;
  • w pozostałych gablotach/witrynach - tylko i wyłącznie za zgodą sąsiadujących z nimi katedr i jednostek Uczelni;
  • na słupach ogłoszeniowych po uprzednim kontakcie z P. Anetą Nagraba.
Obowiązuje kategoryczny ZAKAZ rozwieszania plakatów na szybach, murach budynków, słupach ogłoszeniowych (oprócz wskazanych przez P. Anetę Nagraba), ogrodzeniu UEK oraz w pozostałych miejscach do tego nieprzeznaczonych.

Organizator wydarzenia zobowiązany jest do usunięcia z kampusu Uczelni wszystkich materiałów promujących dane wydarzenie (plakaty, ulotki, banery itp.) do 3 dni od zakończenia wydarzenia. W przypadku nie wywiązania się danej jednostki z powyższego obowiązku, kolejne organizowane przez nią inicjatywy nie będą promowane.

Skorzystanie z usług uczelnianego Grafika

W wyjątkowych wypadkach istnieje możliwość skorzystania z usług uczelnianego grafika (projekt plakatu, ulotki, baneru itp.). W celu uzyskania szczegółowych informacji należy skontaktować się z P. Pawłem Wójcikiem pod adresem: wojcikp@uek.krakow.pl lub P. Maciejem Batorym pod adresem: maciej.batory@uek.krakow.pl.

Skorzystanie z uczelnianych gadżetów/upominków


W grudniu roku poprzedzającego wydarzenie należy złożyć uwzględnione w budżecie jednostki zapotrzebowanie na konkretne materiały promocyjne, z których jednostka zamierza skorzystać w ciągu całego kolejnego roku kalendarzowego.

Materiały promocyjne powinny zostać zgłoszone w zapotrzebowaniu rocznym na 2017 rok do Sekcji Promocji do dnia 12 grudnia 2016 roku.

Materiały promocyjne można odbierać w Magazynie na podstawie druku RW, wydanego       w Sekcji Promocji. W tym celu należy skontaktować się P. Martą Turmińską-Biały pod adresem: turminsm@uek.krakow.pl.

Zamieszczenie aktualności na stronie głównej uczelni

Należy przesłać sprawdzony pod względem językowym i gramatycznym tytuł artykułu oraz opis przedsięwzięcia (dowiedz się jak tworzyć informację prasową) do P. Wojciecha Cholewy na adres:  cholewaw@uek.krakow.pl

W nadesłanym tekście prosimy o nie zamieszczanie jakiejkolwiek grafiki (zdjęcie, plakat, logo). Grafikę należy przesłać jako załącznik.

Prosimy także o precyzyjne wskazanie (daty) okresu, w którym informacja prezentowana ma być na stronie internetowej.

Zamieszczenie postu na portalu społecznościowym Facebook


Należy przesłać opracowany tekst (do 800 znaków) wraz z grafiką (plakat, logo itp.) i/lub link do strony zawierającej więcej informacji o wydarzeniu do P. Ewy Krzywdy na adres: ewa.krzywda@uek.krakow.pl

UWAGA: Sekcja Promocji zastrzega sobie prawo do wyboru treści promowanej na profilu społecznościowym Facebook.


Zamieszczenie informacji/reklamy na ekranach 16 telewizorów UEK


Prosimy o przesłanie przygotowanego materiału w odpowiednim formacie do P. Krzysztofa Biela na adres: bielk@uek.krakow.pl

Formaty:

  • prezentacja PowerPoint - format 16:9,
  • możliwe rozszerzenia: pps, ppsx, ppt, pptx;- grafika - format 16:9 (1920x1080 pix), możliwe rozszerzenia: jpg, png, bmp, tiff;
  • video - format Full HD (1920x1080), możliwe rozszerzenia avi,  mts, mpeg4.

Uwaga: Materiały wideo są odtwarzane bez dźwięku.

Zamieszczenie grafiki na pulpitach komputerów w pracowniach komputerowych UEK


Prosimy o zarezerwowanie terminu i przesłanie grafiki do Pani Anety Nagraba na adres: nagrabaa@uek.krakow.pl

Format:

  • 1024x768, jpg.

Uwaga: Jedna trzecia ekranu z lewej strony musi zostać w jednolitym ciemnym kolorze.

Powieszenie baneru na terenie kampusu UEK


Prosimy o zarezerwowanie terminu i przesłanie projektu banera do P. Anety Nagraba pod adresem: nagrabaa@uek.krakow.pl

Po uzyskaniu akceptacji należy dostarczyć baner do P. Marka Frankiewicza, Kierownika Działu Administracyjno-Gospodarczego UEK (tel. wewn. 5300).

Na kampusie Uczelni istnieje możliwość rozwieszenia baneru reklamowego tylko i wyłącznie w następujących lokalizacjach:

  • między słupami przed wejściem do paw. C,
  • na południowej ścianie Pawilonu „Ustronie” (od strony ul. A. Lubomirskiego),
  • na południowej ściance stacji transformatorowej, zlokalizowanej przy Pawilonie S,
  • na ogrodzeniu asfaltowego boiska od strony paw. C,
  • na ogrodzeniu UEK od strony ul. Rakowickiej.

Skorzystanie z uczelnianego Roll Up’u

W przypadku organizacji wydarzeń, którym patronują Rektor lub Prorektorzy UEK, w miejscu ich odbywania powinien zostać postawiony rollup UEK.

Rollup-y można wypożyczyć w Sekcji Promocji.

Zamówienie obsługi FOTO

Prosimy o potwierdzenie zamówienia obsługi FOTO oraz o przesłanie szczegółów nt. imprezy (miejsce, termin, godziny oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej za wydarzenie) do P. Anety Nagraba na adres: nagrabaa@uek.krakow.pl

Zamówienie obsługi VIDEO


Prosimy o potwierdzenie zamówienia obsługi WIDEO oraz o przesłanie szczegółów nt. imprezy (miejsce, termin, godziny oraz kontakt do osoby odpowiedzialnej za wydarzenie) do P. Krzysztofa Biela na adres bielk@uek.krakow.pl

Podpisanie umowy ze sponsorem

Wyceniając usługi reklamowe świadczone na rzecz potencjalnego sponsora należy skonsultować się z P. Anetą Nagraba (Księżówka, pok. K9).

Deklarując wykonanie na rzecz Partnera poszczególnych świadczeń promocyjnych należy pamiętać, że dotyczyć one mogą tylko i wyłącznie konkretnych wydarzeń organizowanych przez daną organizację lub jednostkę, a nie całego Uniwersytetu.

Projekt umowy, przed jej podpisaniem należy zawsze wysłać do akceptacji do Działu Prawnego na adres mailowy: dzorgpr@uek.krakow.pl

Kopię umowy należy dostarczyć do Sekcji Promocji do P. Anety Nagraba.

Prosimy pamiętać, iż jako instytucja - UEK podlega obowiązkowi stosowania zapisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, tak więc większe zakupy należy zaplanować i ująć  w rocznym zapotrzebowaniu, składanym do Sekcji Promocji. Wiedza ta przydaje się zwłaszcza w sytuacjach, w których - ku zaskoczeniu wnioskodawcy okazuje się, że zakupu 200 koszulek, akurat teraz bardzo potrzebnych - nie można dokonać ad hoc - w środku roku.

Zostanie sponsorem/partnerem UEK

Pragniemy przypomnieć, że istnieje możliwość współpracy z Uczelnią na zasadzie partnerstwa lub sponsoringu. Uczelnia oferuje szeroki zakres usług promocyjnych, których adresatem jest grupa ponad 22 000 studentów i ponad 1500 pracowników.

Możliwe oferty promocji sponsora/partnera oraz zasady takiej współpracy dostępne są u P. Anety Nagraba. 

Zamieszczenie tekstu/reklamy w czasopiśmie „Kurier UEK”

Prosimy o skontaktowanie się z redakcją Kuriera UEK (gazeta@uek.krakow.pl) w sprawie:

  • daty publikacji (w najbliższym lub innym interesującym Państwa wydaniu),
  • terminu przesłania tekstu do publikacji,
  • objętości i formatu tekstu oraz zdjęć do publikacji w „Kurierze UEK”
Zarezerwowanie holu/hali w paw. Sportowym

Aby zarezerwować halę lub hol w paw. Sportowym UEK, należy skonsultować ich dostępność w wybranym terminie z Kierownikiem Studium Wychowania Fizycznego i Sportu UEK. Jeśli hol lub hala paw. Sportowego są w wybranym terminie dostępne, należy je zarezerwować w Studium Wychowania Fizycznego i Sportu UEK.

Uczestnictwo w targach edukacyjnych lub odbycie praktyki w Sekcji Promocji


Należy zgłosić się  do P. Anety Kowalik na adres: kowalika@uek.krakow.pl

Współpraca na zasadzie „Akademii Biznesowej”


Przypominamy, że istnieje możliwość współpracy z Uczelnią w ramach tzw. „Akademii Biznesowych”. Bliższe informacje można uzyskać kontaktując się z P. Anetą Nagraba pod adresem nagrabaa@uek.krakow.pl.
 
Lista firm i instytucji współpracujących w ten sposób z Uczelnią dostępna jest na stronie: http://uek.krakow.pl/pl/wspolpraca/akademie-biznesowe.html

Program „akademii”, opracowywany wspólnie przez ekspertów z poszczególnych firm
i wybrane uczelniane katedry bądź koła naukowe, zawiera cykl szkoleń, prezentacji i warsztatów skonstruowanych tak, aby uczestnicy projektu zdobyli jak najwięcej użytecznych umiejętności i poznali praktyczne aspekty pracy w konkretnym zawodzie. Dlatego też część zajęć „akademii’ skupia się na studium przypadku odzwierciedlającym rzeczywiste warunki i problemy, z którymi pracownicy firm muszą radzić sobie na co dzień. Co ważne, zajęcia nie odbywają się tylko na Uczelni, lecz także w siedzibach partnerskich firm. Pojedyncza edycja Akademii Biznesowej danej firmy sprowadza się zazwyczaj do 2-8 spotkań w tym jednego poświęconego rekrutacji uczestników.

Zamieszczenie filmu na kanale UEK w serwisie Youtube

Po wypełnieniu elektronicznego wniosku i otrzymaniu zgody na organizację wydarzenia oraz zgody na zamieszczenie filmu na kanale UEK w serwisie Youtube, należy dostarczyć lub przesłać film na adres P. Ewy Krzywdy, na adres ewa.krzywda@uek.krakow.pl

Linki