Pracownicy Centrum Informatyki realizują zlecenia innych jednostek organizacyjnych związane z grupowym/zbiorczym rozsyłaniem uczelnianej poczty elektronicznej, tzw. mailingiem. Realizując powyższe zadania nie ingerują w żaden sposób w dostarczane do rozesłania treści informacji, natomiast muszą każdorazowo dokonać jego formatowania (przygotowania do wysyłki).

W związku z powyższym przesłane do Centrum Informatyki prośby o rozesłanie mailingu powinny zawierać następujące informacje:

• nadawca maila
  (np. Rektor UEK, Dziekan Wydziału…, Centrum Informatyki, Jan Kowalski – organizator konferencji)
• lista odbiorców/adresatów
  Zdefiniowane są typowe grupy odbiorców:

1. ­ wszyscy pracownicy
2. ­ pracownicy naukowo-dydaktyczni
3. pracownicy administracyjni
4. ­ pracownicy naukowi jednego z wydziałów
5. ­ pracownicy administracyjni jednego z kolegiów/instytutów
6. ­ kierownicy wszystkich jednostek organizacyjnych
7. ­ kierownicy katedr
8. ­ oficjalne konta jednostek organizacyjnych
9. ­ sekretarki jednostek organizacyjnych
10. ­ sekretarki katedr
11. ­ organizacje studenckie
12. ­ studenci (wyłącznie konta uczelniane)

Możliwa jest wysyłka do kilku grup adresatów.

Możliwa jest wysyłka do adresatów znajdujących się na liście adresów mailowych (w pliku tekstowym .txt) przygotowanej przez osobę zlecającą wysyłkę. Listę należy dołączyć do zlecenia jako załącznik.

• temat maila
  (np. Zaproszenie na szkolenie…, Informacja o..., Konferencja naukowa…, itp.)

• treść maila
  - Może być dostarczona bezpośrednio w przysyłanym mailu ze zleceniem lub w załączniku w pliku, z którego można skopiować treść (np. dokumencie Worda). Trzeba wziąć pod uwagę fakt, że nie zawsze uda się sformatować zawartość mailingu w postaci html identycznie jak sformatowany był oryginalny dokument np. Worda.
  - Jeżeli w treści maila ma być wstawiony obiekt (np. obrazek, zeskanowany dokument), należy taki dokument dołączyć w odpowiednim formacie graficznym, np. jpg, png, tiff.

• załączniki, które mają być dołączone do maila
  (np. dokumenty w formacie pdf, doc, xls, jpg).
  - łączny rozmiar załączników dołączanych bezpośrednio do maila może wynosić max 200kB 
  - w przypadku większych załączników (powyżej 200 kB) załączniki umieszczane są w osobnych katalogach, natomiast w treści maila wstawiane są odnośniki (linki) do ich lokalizacji (do pobrania)
  - załączniki graficzne (pliki typu .jpg, png, tiff) mogą być (na życzenie zlecającego) umieszczane bezpośrednio w treści maila (np. na początku, na końcu)

• data, po której mail ma zostać rozesłany

Uwaga: jeżeli mail z akceptacją zlecenia zostanie wysłany po godzinie 14:00, mailing będzie zrealizowany najwcześniej w następnym dniu roboczym.

Zlecenia nie zawierające powyższych informacji będą odsyłane z powrotem do zlecającego w celu uzupełnienia informacji.

Zlecenia dotyczące mailingu wraz z powyższymi informacjami należy przesyłać do pracowników Centrum Informatyki na adres:

mailing.uek@uek.krakow.pl

(powyższy adres umieścić w polu DW: )

natomiast w polu DO: należy wpisać adres mailowy odpowiedniego kierownika danego pionu (rektora, prorektora, dyrektora departamentu) merytorycznie związanego z treścią mailingu w celu uzyskania jego akceptacji co do zasadności i treści przeznaczonych do rozesłania, czyli należy poprosić o zgodę na rozesłanie (można użyć formułki, np: "Proszę o akceptację poniższego mailingu").

W celu akceptacji kierownik pionu powinien odpowiedzieć na przysłane zlecenie poprzez:
- wybranie opcji "Odpowiedz wszystkim"
- wpisując na początku maila słowo: AKCEPTUJĘ

Bez tak uzyskanej akceptacji kierownika pionu zlecenie nie będzie realizowane przez Centrum Informatyki.